Faxe per Mail versenden und empfangen

Mit dem SIP Trunk

Das Senden von Schriftstücken per Fax an eine Faxnummer ist ein Relikt von gestern? Weit gefehlt! Auch heute noch ist das Fax (Kurzform von Telefax, auch Telefaksimile oder Fernkopie) ein wichtiges Kommunikationsmittel – gerade in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen. Denn laut Schätzungen von Branchenverbänden nutzen ca. ein Drittel der Unternehmen noch immer das Fax zur Kommunikation bzw. für das Versenden von Dokumenten mit anderen Unternehmen und der Kundschaft.

Vom Fax zum E-Fax

Kein Wunder, dass auch das Fax den Sprung in die Online-Welt geschafft hat: Das E-Fax verwendet E-Mails für den Transport und das Versenden von Dokumenten und Dateien über das Internet – es dient also als moderner Ersatz für die alten Papier-Faxgeräte. Diesen digitalen Dienst gibt es in zwei Richtungen: Mail-to-Fax (oder Mail2Fax) und Fax-to-Mail (oder Fax2Mail).

Bei der Deutschen Telefon können Sie sowohl Mail-to-Fax als auch Fax-to-Mail als Funktionen des SIP Trunk optional dazu bestellen. Diese Funktion muss lediglich vom Administrator aktiviert und mit der entsprechenden E-Mail-Adresse der Nutzerin oder des Nutzers verknüpft werden. Sie sehen: Mit wenigen Klicks können Sie bei der Deutschen Telefon Faxe digital empfangen oder versenden.

Jetzt Zusatzdienst »Fax-to-Mail / Mail-to-Fax« aktivieren

Buchen Sie den Zusatzdienst für 6,80 € pro Monat als Unternehmenspauschale zu Ihrem SIP Trunk hinzu. Je eingerichtetem Nutzer fallen zusätzlich 1,80 € pro Monat an.

Vorteile E-Fax

Der Zusatzdienst »Mail-to-Fax/Fax-to-Mail«, ermöglicht es Ihnen, Faxe per E-Mail zu versenden und zu empfangen. Das hat verschiedene Vorteile:

  • Senden und Empfangen findet da statt, wo Sie arbeiten, also zum Beispiel im Homeoffice (ortsunabhängig).
  • Ihre Dateien werden im praktischen PDF-Format verarbeitet und als Anlage einer E-Mail versendet.
  • Ihre Schriftstücke sind besser vor dem Zugriff Dritter geschützt, denn sie gehen in Ihrem E-Mail-Postfach ein und liegen nicht offen zugänglich an einem Faxgerät. Damit werden Ihre Faxe auch automatisch Ihrem Datensicherheitskonzept zugefügt.
  • Das E-Fax braucht kein Papier und Drucker, es schont also Ressourcen.
  • Sie können E-Faxe ganz einfach weiterleiten per E-Mail und zum Beispiel bei Ihnen im Haus verteilen oder an Ihre Kundenakten (CRM) anhängen. Senden ist ein Kinderspiel.

Was kostet der Zusatzdienst Fax-to-Mail / Mail-to-Fax?

Die Kosten für die Nutzung des optionalen Zusatzdienstes Fax-to-Mail/Mail-to-Fax lieg für den SIP Tk-Anlagenanschluss bei 6,80 € pro Monat als Unternehmenspauschale. Zusätzlich fallen je konfiguriertem Nutzer 1,80 € pro Monat an.

Beratung gewünscht?

Die Deutsche Telefon Standard GmbH arbeitet mit einem deutschlandweiten Netzwerk an Spezialisten für IT-/TK-Services. Diese sind auf unsere Produkte geschult und unterstützen Sie gern vor Ort mit ihrem Know-how. Wir nennen Ihnen gern Experten für SIP Telefonie & Business Internet Lösungen aus Ihrem Postleitzahlen-Bereich.

Nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf:

»Auch heute noch nutzen viele KMUs das Fax als Kommunikationsmittel. Der Versand und Empfang von E-Faxen ist heute State-of-the-Art.«

Heiko Hübner (Leiter Vertrieb, Region Nordwest, Deutsche Telefon Standard GmbH)

Voraussetzungen für die Nutzung eines E-Faxes

Mit dem Zusatzdienst »Fax-to-Mail und Mail-to-Fax« können Sie eingehende Faxe über das Internet direkt auf Ihrer E-Mail-Adresse empfangen und versenden – die ehemaligen Papierdokumente und Faxseiten landen als PDF in Ihrem E-Mail-Postfach.

Voraussetzung für die Nutzung ist der Einsatz des SIP Trunk der Deutschen Telefon. Der Zusatzdienst »Mail-to-Fax/Fax-to-Mail« muss gebucht, eingerichtet und freigeschaltet sein. Hierfür muss mindestens ein Nutzer konfiguriert sein. 

Wir benötigen für die Konfiguration die folgenden Angaben

  • Anzahl der Nutzer*innen
  • E-Mail-Adressen der Nutzer*innen
  • Persönliche Fax-Nummer der Nutzer*innen

Praktisch: Für jede Nebenstelle kann mit unserer Lösung eine eigene Faxnummer mit bis zu fünf Empfängeradressen eingerichtet werden – so können Sie ganz sicher sein, dass jedes Fax auch die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen erreicht.

Online Hilfe

Weitere Hilfestellung zur Einrichtung und Verwendung des Zusatzdienstes »Fax-to-Mail/Mail-to-Fax« finden Sie in unserer Online Hilfe. 

Häufig gestellte Fragen / FAQ

Kann mir jeder ein elektronisches Fax (E-Fax) schicken?

Ja, Sie können von Faxgeräten auf der ganzen Welt E-Faxe erhalten. Diese Sendungen werden vom Dienst-Server umgewandelt und landen anschließend als E-Mail mit angehängter Datei in Ihrem digitalen Postfach. So ist der Faxversand ganz einfach.

Ist die Anzahl der Faxnummern begrenzt?

Die Anzahl der Faxnummern für Faxversand und Faxempfang ist nicht reglementiert – Sie können also in unserem SIP Tk-Anlagenanschluss je Sprachkanal die Dienste »Fax-to-Mail/Mail-to-Fax« einmal hinzubuchen. 

Gibt es Einschränkungen beim Empfang und Versand elektronischer Faxe?

Neben den technischen Hürden, die sich durch die All-IP Umstellung ergeben, gibt es für den Faxempfang und Faxversand keine Einschränkungen. Beim Versand dürfen die Anlagen maximal 3 MB groß sein und jeder Nutzer*in darf maximal 99 Faxe pro Tag verschicken. 

Wie sicher ist der Zusatzdienst »Fax-to-Mail / Mail-to-Fax«?

Der Austausch elektronischer Faxe zwischen unseren Kunden und des SIP Trunk kann über verschlüsselte E-Mails erfolgen. 

Beim Senden (Mail-to-Fax) wird aus Sicherheitsgründen zusätzlich die Richtigkeit der Absende-Adresse verifiziert.

Weitere Begriffe in diesen Zusammenhang:

Fax-Lösung, SMS, VOIP-Geräte, Sendebericht, Sende-Protokoll, Empfangsprotokoll