SIP Tk-Anlagenanschluss

E-Fax: Mail-to-Fax und Fax-to-Mail

1. Einleitung

Diese beiden Funktionen umfasst der Zusatzdienst “E-Fax” der Deutschen Telefon: Mail-to-Fax und Fax-to-Mail. Empfangen Sie mit “Fax-to-Mail” eingehende Faxe als PDF-Datei direkt auf Ihrer E-Mail-Adresse – und verschicken Sie mit “Mail-to-Fax” per E-Mail ein Fax.

Buchen Sie den Zusatzdienst “E-Fax” für eine geringe monatliche Pauschale. Den genauen Preis entnehmen Sie bitte unseren aktuellen Preislisten. 

2. Bestellung

Sie können die Bestellung über Ihren gewohnten Vertriebsweg erledigen - also z.B. per E-Mail direkt an den Auftragseingang der Deutschen Telefon oder über Ihren Partner der Deutschen Telefon.

Die Bestellung muss folgende Informationen enthalten:

  • Ihre Kundennummer (die Sie z.B. auf Ihrer Rechnung finden)
  • Anzahl der Nutzer*innen, für die der Dienst bereitgestellt werden darf
  • Eine Fax-Nummer für Fax-Empfang und Versand je Nutzer*in (Fax-to-Mail)
  • Eine E-Mail-Adresse je Fax-Nummer für den Versand (Mail-to-Fax)
  • Fax-Kopfzeile: Rufnummer und Text (Beispiel Firmenname), die immer im Fax-Header beim Empfänger angezeigt wird, wenn Sie ein Fax verschicken (Mail-to-Fax)

Was muss ich bei meiner Fax-Nummer noch beachten?

Sie können als Fax-Nummer jede Rufnummer angeben, über die Sie im Sinne der Bundesnetzagentur verfügen. Alternativ können wir auch eine neue Rufnummer zu diesem Zweck für Sie anlegen.

Eine Rufnummer, die wir für Sie als Fax-Nummer eingerichtet haben, kann nicht mehr für andere Zwecke verwendet werden. 

3. Fax-to-Mail: Alles zum Fax-Empfang

Ihre Fax-Nummer im Empfang: Ein Fax, das an Ihre Fax-Nummer gesendet wurde, wird in ein PDF umgewandelt und als Anhang per E-Mail verschickt. Sollte es sich um ein Bild handeln, wird eine .tif-Datei verschickt. 

Ist ein Fax an die hinterlegte E-Mail-Adresse geliefert, erhält der Sender eine Bestätigung, dass das Fax erfolgreich zugestellt wurde. Stellen Sie deshalb sicher, dass die hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) regelmäßig abgerufen werden. Teilen Sie uns unbedingt mit, wenn E-Mailadressen nicht mehr gültig sind oder Sie intern die Zuständigkeiten für den Fax-Empfang ändern. Die Empfängeradressen können wir jederzeit kurzfristig und kostenlos für Sie ändern.

Wenn Sie Fax-to-Mail zum ersten Mal nutzen, empfehlen wir nach Bestätigung der Einrichtung ein Test-Fax an Ihre Fax-Nummer zu senden. Überprüfen Sie bei allen Empfängeradressen, ob die E-Mail mit dem Fax korrekt zugestellt wurde. Beachten Sie dabei insbesondere die Einstellungen Ihres Spam-Filters bzw. passen diesen entsprechend an.

4. Mail-to-Fax: Alles zum Fax-Versand

Ihre Fax-Nummer beim Versenden: Wenn Sie von der angegebenen E-Mail-Adresse ein Fax per E-Mail verschicken, wird Ihre Fax-Nummer beim Empfänger als Absender angezeigt.

So setzen Sie die E-Mail auf:

Um eine E-Mail als Fax zu verschicken, nutzen Sie Ihren normalen E-Mail-Dienst – ganz so, als ob Sie eine gewöhnliche E-Mail verschicken wollten. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie die E-Mail-Adresse nutzen, die wir für Sie beim Dienst E-Fax hinterlegt haben.

Empfangszeile

In die Empfangszeile tragen Sie die Fax-Nummer ein, an die das Fax gehen soll und hängen die Endung “@faxgw.dtst.de” an.

Sie nutzen also eine nach diesem Muster zusammengesetzte E-Mail-Adresse:

<Fax-Nummer des Ziels>@faxgw.dtst.de

Tragen Sie nationale Rufnummern normal mit Ortsvorwahl ein. Beachten Sie, dass die Nummer keine Amtsholungs-0, keine Leerzeichen oder sonstige Zeichen enthalten darf. 

Richtiges Beispiel:

FALSCHE Beispiele: oder .

Sie können auch international Faxe verschicken. Tragen Sie hierfür die internationale Vorwahl ein und lassen bei der Ortsvorwahl wie üblich die 0 weg. Also z.B.:

Hinweis: Wir können Ihnen nicht garantieren, dass der Mail-to-Fax-Dienst für alle Zielländer funktioniert. Dies gilt insbesondere für Länder, in denen Internet- und Telekommunikation besonderen Einschränkungen von staatlicher Seite unterliegen.

Betreffzeile

Die Betreffzeile der E-Mail wird beim Empfänger im Fax nicht angezeigt. Wenn Ihr Fax eine Betreffzeile enthalten soll, müssen Sie diese im Text Ihres Faxes selbständig anlegen (siehe unten im Abschnitt “Fax schreiben”). Der Empfänger sieht im Absender seines Faxes nur Ihre Fax-Nummer und ggf. einen Header-Text, den wir bei der Bestellung für Sie anlegen können.

In die Betreffzeile der E-Mail können Sie deshalb einen beliebigen Text einfügen. Tragen Sie aber auf jeden Fall etwas ein, da E-Mails ohne Betreff von manchen Servern gar nicht angenommen werden.

Da die Sendeberichte oder Fehlermeldungen, die Ihnen automatisch zugesandt werden, den Betreff der ursprünglich von Ihnen verschickten E-Mail in der Betreffzeile führen, ist es auch für Ihre Übersicht von Vorteil, eine saubere Betreffzeile zu verfassen. (Beispiel: Fax, Datum, Zielrufnummer, „Schadensmeldung Werkstatt Meier“).

Fax schreiben

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Fax zu verfassen: 

  • im Textfeld Ihres E-Mailprogramms
  • als PDF (oder .tif-Datei), die Sie Ihrer E-Mail anhängen (empfohlen) 

Versand per Anhang: Wir empfehlen Ihnen diese Versandmethode. Nutzen Sie ein PDF für einen normalen Text. Für Bilder nutzen Sie bitte eine Datei im Format .tif als Anhang. Lassen Sie das Textfeld Ihres E-Mail-Programms bitte komplett frei. Ihr verschicktes Fax besteht dann aus dem Inhalt der Anhänge. Es werden auch mehrere Anhänge nacheinander im Fax angezeigt.

Sie können Anhänge bis zu einer Größe von 3MB nutzen. Die Gesamtgröße Ihrer E-Mail kann bis zu 5MB betragen.

Versand per Textfeld: Haben Sie keine Möglichkeit ein PDF anzufertigen, können Sie den Text für das Fax auch ganz einfach in das Textfeld Ihres E-Mail-Programms schreiben. Zusätzlich stellen Sie bitte sicher, dass Ihr E-Mail-Programm auf “nur Text” eingestellt ist. Die meisten Mailprogramme versenden standardmäßig im html-Format. Die Umstellung auf “nur Text” finden Sie in der Regel unter “Einstellungen” oder “Optionen”. 

Wird ein html-Text in ein Fax umgewandelt, kommt es in der Regel zu Darstellungsproblemen. Wenn Sie dennoch Ihr Fax als E-Mail im html-Format verschicken möchten (z.B. um bestimmte Vorlagen zu nutzen), testen Sie unbedingt vorher mit einem Test-Fax die saubere Darstellung.

Sendeberichte und Fehlermeldungen

Wenige Minuten nach dem erfolgreichen Versand der E-Mail erhalten Sie einen Sendebericht an die E-Mail-Adresse, von der aus Sie die E-Mail verschickt haben. Dieser Sendebericht entspricht dem Sendebericht, den Sie auch beim Verschicken von einem normalen Faxgerät erhalten hätten.

Beispiel:

Ihr Faxauftrag an 061316246899 wurde erfolgreich abgeschlossen.

Zielfaxkennung: 061316246899

Sender: Firma GmbH                 

Mailaddresse:    

Seiten: 1                   

Empfänger: 061316246899           

Qualität: Normal 

JobID: 605288 

KommunikationsID: c001228493 

Verarbeitungszeit 0:00:47

---- Dokumente zum Versand übermittelt ----

Sollten Sie auch nach längerem Warten noch keinen Sendebericht erhalten haben, liegt dies in der Regel an Problemen beim Empfänger (z.B. besetzt oder Papierstau beim empfangenden Gerät etc.). Solange Sie aber keine Fehlermeldung erhalten haben, wird das Versenden des Faxes weiterhin durchgeführt. Checken Sie allerdings vorsichtshalber Ihren Spam-Ordner, ob der Sendebericht (oder eine Fehlermeldung) dort gelandet sind. Die Zustellung des Faxes wird automatisiert mehrfach versucht, erst danach erhalten Sie eine Nachricht, dass die Empfängernummer besetzt ist.

Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, können Sie dieser Hinweise auf die Fehlerquelle entnehmen und entsprechende Anpassungen vornehmen.

5. Tageslimit / Sicherheitshinweise

Die Deutsche Telefon legt bei Ihren Diensten stets auf die höchsten Sicherheitsstandards wert. Da beim Dienst Mail-to-Fax die Nutzung eines E-Mail-Services notwendig ist, auf den wir keinen Einfluss haben, haben wir zu Ihrer Sicherheit einige zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen eingefügt:

  • Ein Reverse-Lookup über den die Herkunft der E-Mail verifiziert wird. Wir legen hierzu eine Reverse-Domain passend zu Ihrer E-Mail-Adresse an.
  • Eine Tageslimitierung auf standardmäßig 20 Faxe pro Tag und Fax-Nummer. Diesen Wert können Sie individuell je bestellter Fax-Nummer ändern. Bitte schicken Sie uns dazu einen Änderungsauftrag.
  • Eine Limitierung der Anhänge als PDF auf max. 3MB und der Gesamtgröße im Mail-to-Fax auf max. 5MB je E-Mail. 

Sie können zur Sicherheit Ihres Mail-to-Fax-Dienstes beitragen, indem Sie hohe Sicherheitsstandards für Ihre E-Mail-Nutzung (z.B. Passwortsicherheit) einhalten.