SIP Tk-Anlage CentrexX

Rufumleitung einrichten

1. Einleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Nutzer im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX Ihre Rufumleitungen einrichten und verwalten können. Abschnitt 2 ist eine Kurzbeschreibung der Funktion. Weitere grundsätzliche Informationen und wichtige Hinweise erhalten Sie in den Abschnitten 3 bis 6.

In Abschnitt 7 ist erläutert, wo Sie entweder als Nutzer (7.1) oder als Administrator (7.2) zu den Optionen für die Rufumleitung gelangen. Um Rufumleitungsziele zu definieren, finden Sie alle wichtigen Informationen in Abschnitt 8. Die eigentliche Einrichtung der Rufumleitung wird in Abschnitt 9 Schritt für Schritt erläutert. Informationen zu weiteren Rufumleitungsoptionen und zur Priosierung verschiedener Rufumleitung finden Sie in Abschnitt 10.

Häufige Fragen und Problemhilfen werden im letzten Punkt behandelt.

2. Kurzbeschreibung

Die Rufumleitung der SIP Tk-Anlage CentrexX wird vom Nutzer für den eigenen Anschluss im Power Menü eingerichtet. Der Administrator kann für alle Nutzer und Sammelanschlüsse die Rufumleitung erstellen.

Es kann eine ständige Rufumleitung oder eine automatisierte Rufumleitung nach Zeit (z.B. zur Mittagspause oder nach Feierabend) eingerichtet werden. Als Rufumleitungsziele können alle im Telefonbuch eingetragenen Nummern definiert werden. Als zusätzliches Rufumleitungsziel steht der Anrufbeantworter der Nebenstelle/des Sammelanschluss automatisch zur Verfügung. Die Steuerung kann vollständig über das Power Menü erfolgen – einige Features können aber auch am Endgerät der Nebenstelle ausgeführt werden.

3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung

• Um nachfolgende Anleitung auszuführen, benötigen Sie die Zugangsdaten als Nutzer Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX (Kopfnummer und Kennwort).
• Um Rufumleitungen für andere als Ihre eigene Rufnummer einzurichten, benötigen Sie Administrator-Rechte.
• Um eine Rufnummer als Rufumleitungsziel zu definieren, muss diese im Telefonbuch verzeichnet sein. Alle Nebenstellen einer SIP Tk-Anlage CentrexX sind automatisch im Telefonbuch unter „Firmenanschlüsse“ erfasst. Nähere Informationen zum Erstellen weiterer Telefonbucheinträge entnehmen Sie den Online-Hilfe-Artikeln „Telefonbuch“ und „Firmentelefonbuch“.

4. Basiswissen

5. Hinweise

• Um Anrufe, die auf einer anderen als Ihrer eigenen Rufnummer eingehen, umzuleiten, benötigen Sie Administrator-Rechte. Dies gilt also z.B. auch dann, wenn Sie vom Telefon eines Kollegen auf Ihr Telefon umleiten möchten.
• Wenn Sie eine Rufumleitung auf den Anrufbeantworter einrichten, ist dieser damit aktiviert. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen Ihres Anrufbeantworters Ihren Bedürfnissen entsprechen. Ausführliche Informationen entnehmen Sie dem Artikel “Mein Anrufbeantworter” der Online-Hilfe.

6. Vorbereitung

7. Rufumleitungsoptionen als Admin oder Nutzer aufrufen

7.1 Rufumleitung als Nutzer aufrufen

Nach der Anmeldung als Nutzer befinden Sie sich in der Übersicht des Power Menüs.

Sie gelangen zur Übersicht „Telefon umleiten“, wo Sie Ihre Rufumleitungen anlegen können. Folgen Sie hierfür den in „9. Rufumleitungen einrichten“ beschriebenen Schritten (oder definieren Sie falls nötig zunächst die gewünschten Rufumleitungsziele, wie unter Punkt 8 beschrieben).

7.2 Rufumleitung als Administrator aufrufen

Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Hauptmenü. Wählen Sie dort den Button „Nutzerverwaltung“.

Im Menü „Nutzerverwaltung“ können Sie sich über den Button „Nebenstellenübersicht“ eine Aufstellung aller Nebenstellen und Sammelanschlüsse Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX anzeigen lassen. In dieser Aufstellung finden Sie die Basisinformationen wie Durchwahlnummer oder Displayname zu allen bestehenden Anschlüssen auf einen Blick. Klicken Sie in der Zeile der Nebenstelle, für die Sie eine Rufumleitung einrichten möchten, auf den Button „Status“ (Spalte ganz rechts).

Sie gelangen zur Übersicht der Telefoneinstellungen der ausgewählten Nebenstelle.

Im Feld unten rechts unter „Rufumleitung aktuell“ finden Sie die Informationen zur aktuell eingerichteten Rufumleitung. Über den Button „ändern“ gelangen Sie zur Übersicht „Telefon umleiten“, wo Sie die Rufumleitung dieser Nebenstelle bearbeiten können. Folgen Sie hierfür den in „9 Rufumleitungen einrichten“ beschriebenen Schritten (oder definieren Sie falls nötig zunächst die gewünschten Rufumleitungsziele, wie unter Punkt 8 beschrieben).

8. Rufumleitungsziele definieren

8.1 "Rufumleitungsziele verwalten“ aufrufen

Bevor Sie eine Rufumleitung einrichten können, müssen Sie zunächst Rufumleitungsziele (z.B. die Rufnummer eines Kollegen) definieren. Als „default“ steht der Anrufbeantworter bereits als Rufumleitungsziel zur Verfügung. Möchten Sie ausschließlich eine Rufumleitung auf den Anrufbeantworter einrichten (oder haben Sie alle gewünschten Rufumleitungsziele bereits früher angelegt), können Sie direkt zu Punkt 9 springen.

Zur Einrichtung weiterer Rufumleitungsziele gehen Sie in der Übersicht „Telefon umleiten“ oben mittig auf den Reiter „Rufumleitungsziele verwalten“.

8.2 Rufumleitungsziel aus Telefonbuch auswählen

In der Übersicht von „Rufumleitungsziele verwalten“ bekommen Sie zwei Tabellen angezeigt. Die Tabelle rechts enthält sämtliche Telefonbucheinträge, auf die Sie zugreifen können (Firmentelefonbuch, Persönliches Telefonbuch und Firmenanschlüsse). Oberhalb der Tabelle finden Sie eine Suchfunktion, um einzelne Einträge gezielt zu suchen. Daneben befindet sich ein Dropdown-Menü, mit der Sie die Anzeige einschränken können (auf „Firmentelefonbuch“, „Persönliches Telefonbuch“ oder „Firmenanschlüsse“).

Die Tabelle links enthält alle von Ihnen definierten Rufumleitungsziele. Sie ist beim ersten Aufruf der Seite also noch leer.

Um einen Eintrag aus der Tabelle rechts als Rufumleitungsziel zu definieren (in die Tabelle links zu übernehmen), setzen Sie ein Häkchen in dem freien Kästchen der ersten Spalte des Eintrags. Dieser wird dann sofort in der Tabelle links angezeigt. Nachdem Sie alle gewünschten Einträge ausgewählt haben, müssen Sie noch unten links „speichern“.

Hinweis: Um eine Rufnummer als Rufumleitungsziel definieren zu können, muss dieses in einem Ihrer Telefonbücher im Power Menü verzeichnet sein. Sie können hierfür die Einträge aus den Telefonbüchern “Firmenanschlüsse” und “Firmentelefonbuch” verwenden, die für alle Nutzer (und Sammelanschlüsse) zur Verfügung stehen. Im “Persönlichen Telefonbuch” können Sie zudem weitere Rufnummern anlegen, die nur Sie selber für Ihre Nebenstelle als Rufumleitungsziel definieren können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie bitte dem Online-Hilfe-Artikel „Telefonbuch“.

Alle Einträge in der Tabelle links stehen Ihnen in den Rufumleitungsoptionen (siehe weitere Schritte unter „ 9 Rufumleitungen einrichten“) und in der CentrexMobile App zur Verfügung. Über den Reiter „Telefon umleiten“ ganz oben gelangen Sie direkt zur Einstellung der Rufumleitung.

Wenn Sie einen Eintrag wieder aus der Tabelle links entfernen möchten, klicken Sie den roten Button mit dem Kreuz (Spalte ganz rechts). Danach müssen Sie erneut „speichern“ (Button unten links).

9. Rufumleitungen einrichten

Um zur Übersicht "Telefon umleiten" zu gelangen, folgen Sie als Nutzer den unter 7.1 bzw. als Administrator den unter 7.2 beschriebenen Schritten.

9.1 Übersicht „Telefon umleiten“

In der Übersicht „Telefon umleiten“ finden Sie in der linken Hälfte die Optionen für eine „Ständige Rufumleitung“ und in der rechten Hälfte unter „Automatische Rufumleitung“ die Optionen für eine automatisch zu bestimmten Ereignissen (z.B. Mittagspause, Feiertage etc.) aktivierte Rufumleitung.

9.2 Ständige Rufumleitung sofort

Wenn alle Anrufe ohne Verzögerung direkt weiter geleitet werden sollen, klicken Sie auf der linken Seite unter „Ständige Rufumleitung“ die Option „sofort“ an. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts daneben das gewünschte Rufumleitungsziel aus (z.B. „Anrufbeantworter“). Klicken Sie unten links auf „speichern“. Bis Sie die Einstellungen wieder ändern, werden alle auf Ihrer Nebenstelle eingehenden Anrufe ohne Klingeln am Endgerät direkt weiter geleitet.

9.3 Ständige Rufumleitung bedingt

Soll die Rufumleitung erst nach einer Verzögerung und/oder wenn Sie sich im Gespräch befinden, aktiviert werden? Dann klicken Sie auf der linken Seite unter „Ständige Rufumleitung“ die Option „bedingt“ an.

Für die Aktivierung nach einer Verzögerung, setzen Sie vor „nach X Sekunden“ ein Häkchen. Tragen Sie die gewünschte Verzögerungsdauer in Sekunden in das freie Feld rechts daneben ein (voreingestellt sind 20 Sekunden). Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts davon das gewünschte Rufumleitungsziel aus.

Für die Aktivierung bei besetztem Telefon setzen Sie vor „bei besetzt“ ein Häkchen. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts davon das gewünschte Rufumleitungsziel aus.

Sie können die Optionen „bei besetzt“ und „nach X Sekunden“ auch beide gleichzeitig aktivieren.

Bestätigen Sie die vorgenommenen Änderungen noch, in dem Sie unten links auf „speichern“ klicken.

9.4 Automatische Rufumleitung

Auf der linken Seite unter „2. Automatische Rufumleitung“ können Sie bestimmte Zeiträume definieren, zu denen Anrufe automatisch umgeleitet werden. Klicken Sie dafür als erstes auf „aktivieren“ am Ende des ersten Absatzes.

Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü ein Rufumleitungsziel aus, das für alle automatischen Rufumleitungen gilt. Alternativ können Sie auch für jede automatisierte Rufumleitung ein individuelles Rufumleitungsziel festlegen (siehe Beschreibung unten).

Darunter finden Sie fünf verschiedene Reiter, die Sie einzeln aktivieren müssen. Vier Reiter enthalten die vordefinierten Ereignisse „Mittagspause“, „Nachts“, Wochenende“ und „Bundeseinheitliche Feiertage“. Im fünften Reiter ganz rechts unter „Individuell“ können Sie einen Zeitraum komplett frei definieren, z.B. für Urlaubszeiten oder Dienstreisen.

Um für ein Ereignis die Rufumleitung zu aktivieren, wählen Sie den entsprechenden Reiter aus. Voreingestellt ist hier „keine Umleitung“. Klicken Sie stattdessen auf „sofort“ oder „nach 5x klingeln“.  

Daraufhin öffnen sich weiter unten verschiedene Felder/Dropdown-Menüs, die Sie ausfüllen müssen, um den Aktivierungszeitraum genau zu bestimmen. Beispiel: Im Reiter „Mittagspause“ können Sie den Beginn und das Ende der Mittagspause festlegen.

Hinweis: Die Zeiten müssen vollständig und kohärent ausgefüllt sein, sonst wird beim Speichern eine Fehlermeldung generiert. Beispiel: Wenn kein Ende der Mittagspause oder für das Ende der Mittagspause eine frühere Uhrzeit als für den Beginn der Mittagspause angegeben ist, führt dies zu einer Fehlermeldung.

Ganz unten findet sich jeweils ein Dropdown-Menü für „Abweichendes Ziel“. Sie müssen hier nichts mehr auswählen, wenn Sie das im Dropdown-Menü oben (direkt unter „2. Automatische Rufumleitung“) festgelegte Rufumleitungsziel für dieses Ereignis verwenden möchten. Nur für den Fall, dass hier ein anderes Rufumleitungsziel zum Einsatz kommen soll, müssen Sie dieses nun als „Abweichendes Ziel“ auswählen.

Um ein einmaliges Ereignis (z.B. Urlaub, Dienstreise) zu erstellen, gehen Sie ganz rechts auf den Reiter „Individuell“. Klicken Sie entweder „sofort“ oder „nach 5x klingeln“ an.

Darunter können Sie dann Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende der aktiven Rufumleitung auswählen. Unter „Individuell“ kann kein wiederkehrendes Ereignis erstellt werden.

Wenn Sie mit der definierten Rufumleitung zufrieden sind, klicken Sie unten links auf „speichern“. Sofern keine Fehlermeldung erscheint, haben Sie nun erfolgreich die Rufumleitung auf Ihren Anrufbeantworter eingerichtet.

10. Weitere Rufumleitungsoptionen und Prioritäten

10.1 Rufumleitungen der Endgeräte-Hardware

Rufumleitungsoptionen, über die Endgeräte hardwareseitig verfügen, können ebenfalls weiterhin genutzt werden. Aktivierte Rufumleitungen der SIP Tk-Anlage CentrexX sind diesen aber vorgeschaltet. Ist also im Power Menü eine Rufumleitung aktiviert, greift diese zuerst und eine mögliche Rufumleitung am Endgerät wird nicht ausgeführt.

Hinweis: Wir empfehlen ausschließlich die Rufumleitungen der SIP Tk-Anlage CentrexX zu nutzen. Sollte es Probleme bei der Rufumleitung geben, die auf Einstellungen des Endgeräts zurückzuführen sind, kann unser technischer Service diese nicht in der Fernberatung beheben, da er nur auf das Power Menü und nicht auf die Endgeräte Zugriff hat.

10.2 Vorgeschaltete Systeme/ ACDs

Sollten die Rufumleitungsoptionen der SIP Tk-Anlage CentrexX für Ihre Anforderungen nicht genügend Möglichkeiten bieten, ist es möglich, auch umfangreichere Systeme zur Anrufsteuerung vorzuschalten. Gerne können Sie ein solches System auch über uns buchen. Wir haben Systeme verschiedener Partnerfirmen im Angebot. Ihr Vertriebspartner berät Sie in diesem Zusammenhang gerne.

Bitte beachten Sie, dass vorgeschaltete Systeme bei der Umleitung eingehender Anrufe zuerst berücksichtigt werden (siehe auch nächster Punkt)

10.3 Priorisierung unterschiedlicher Rufumleitungen

Wenn mehrere Rufumleitungen aktiv sind, werden eingehende Anrufe immer nur von der am höchsten priorisierten Rufumleitung weiter geleitet. Hier eine Übersicht der Priorisierung:

Eingehender Anruf →

Vorgeschaltetes System (z.B. ACD) →

Automatische Rufumleitung in der SIP Tk-Anlage CentrexX →

Ständige Rufumleitung in der SIP Tk-Anlage CentrexX →

Hardwareeigene Rufumleitung des Endgeräts

11. Mögliche Fehlerquellen / FAQ

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