Im Rahmen einer Telefonkosten-Analyse durch den lokalen Dienstleister der Gemeindeverwaltung Lehre, die STKom mbH, wurde erhebliches Einsparpotenzial festgestellt. Die logische Konsequenz lautete, die Telefonie der Behörde auf die nächste Stufe zu heben: Verschiedene Standorte mit individuellen Anforderungen sollten in eine zukunftssichere Cloud-Telefonielösung integriert und miteinander vernetzt werden. Dabei spielte die Kostenersparnis durch sehr günstige neue Tarife ebenfalls eine wesentliche Rolle. Zusätzliche Effekte sollten eine bessere Erreichbarkeit und mit dem Einsatz personalisierter Fax-Nummern auch eine Investition in den Datenschutz sein.
Die Standorte der Gemeinde Lehre waren in Sachen Telefonie komplett unterschiedlich ausgestattet. Teilweise war vor Ort eine feste oder mobile Telefonanbindung vorhanden, doch nicht alle Standorte waren ans Internet angebunden. Außerdem wurden unterschiedliche Telefonanlagen mit Verträgen in verschiedenen Laufzeiten und Tarifen eingesetzt.
Im ersten Schritt führte die beauftragte Firma STKom detailreiche betriebswirtschaftliche Analysen für alle Standorte durch. Diese ergaben, dass sich die Aufgabenstellung mit einem Gesamtkonzept für Cloud-Telefonie ideal und schnell an die Anforderungen anpassen und an den verschiedenen Standorten umsetzen ließe.
Mit der Cloud Telefonanlage CentrexX installierte STKom eine Lösung, die alle Standorte über eine Telefonanlage versorgt. Das Bedeutet: über eine gemeinsame Kopfnummer und verschiedene Durchwahlen sind nun alle einzelnen Standorte und Abteilungen zu erreichen. Das Team der STKom erstellte, gemeinsam mit der Gemeindeverwaltung Lehre, ein Rufnummernkonzept, in dem alle benötigten Nebenstellen festgelegt wurden.
Das Rathaus bekam neue einheitliche Tischtelefone, einen Fax-Wandler inklusive Fax-to-Mail/Mail-to-Fax-Funktion und eine CTI-Software. In vielen Kindertagesstätten wurde eine Multizell-Mobiltelefonie eingeführt. Ein Standort war zunächst nicht mit Internet versorgbar. Hier richtete STKom eine WLAN-Funkverbindung aus der nahen Grundschule ein. So konnte auch dieser Standort schnell in die digitale Kommunikationseinheit integriert werden.
Die Gemeinde Lehre profitiert von dieser zukunftssicheren Lösung auf verschiedene Arten: Die Einrichtung einer Cloudanlage mit DSL-Anschlüssen an allen Standorten spart bis zu 10.000 Euro im Jahr. Allein die Ablösung der alten Telefonanlage im Rathaus bedeutete eine jährliche Mietkosten-Einsparung von über 5.500 Euro bei gleichzeitiger Verbesserung der Erreichbarkeit. Statt acht gleichzeitiger Gespräche gibt es jetzt keine Einschränkungen mehr.
Weitere Einsparungen entstanden an allen Standorten durch die Umstellung auf günstige monatliche Telefontarife. Außerdem ist nun das Telefonieren zwischen den Standorten einfach und zudem kostenfrei geworden. Denn standortübergreifend wird dieselbe Telefonanlage genutzt, sodass alle Mitarbeiter*innen sich gegenseitig per Durchwahl erreichen und Gespräche um- und weiterleiten können. Auch der Wechsel ins Homeoffice und die Mitnahme der Rufnummer wird nun per Tastendruck auf dem Telefon erledigt. In die Cloud-Lösung integriert wurde außerdem noch der Türeinlass mithilfe ins System eingebundener Türsprechstellen.
Insgesamt ist hier eine DSGVO-konforme, rundum sichere Kommunikationslösung entstanden, die den Beschäftigten die tägliche Arbeit erheblich erleichtert! Kein Wunder also, dass die STKom mbH von der Gemeinde bereits an andere Verwaltungen weiterempfohlen wurde.
»Wir freuen uns sehr, wenn wir unseren Kundinnen und Kunden durch eine Aktualisierung der ITK-Landschaft solch wertvolle Ergebnisse liefern können. Besonders bei behördlichen Einrichtungen sehen wir noch viel Beratungs- und Verbesserungsbedarf.«
Wolfgang Dittmann, Geschäftsführer, STKom mbH
Lehre ist eine Einheitsgemeinde in der Region Braunschweig/Wolfsburg in Süd-Ost Niedersachsen mit mehr als 12.000 Einwohner*innen.
Die STKom mbH aus der niedersächsischen Gemeinde Lehre ist spezialisiert auf Telefonie-Lösungen, Sprach- und Datenleitungen, die Verwaltung von Netzwerken und auf webbasierte Datenbanklösungen. Für die Beschäftigten hat die Orientierung an der Kundschaft die oberste Priorität: Partnerschaftlich suchen sie alle gemeinsam nach den Lösungen, die perfekt zu den individuellen Herausforderungen passen.
Das Team der STKom ist sehr erfahren und umfangreich geschult – und hat schon mehrfach bewiesen, dass es effiziente und kostengünstige Ergebnisse liefert. Dieser Erfolg basiert auf einer Mischung aus Erfahrung und Kreativität und ist gleichzeitig der Garant für Zufriedenheit auf allen Seiten.
Die STKom mbH ist seit über 10 Jahren Partner der Deutsche Telefon Standard GmbH. Weitere Informationen: www.stkom.de
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