SIP Tk-Anlage CentrexX

Nachtschaltung

1. Einleitung

Richten Sie für Ihre SIP Tk-Anlage CentrexX eine Nachtschaltung ein, um alle externen eingehenden Anrufe auf eine Zielrufnummer umzuleiten. Damit vereinheitlichen Sie Ihre Präsenz außerhalb der Geschäftszeiten.

Sie finden die Nachtschaltung im Power Menü unter “Nutzerverwaltung” → “Zentrale” → (im Reiter) “Nachtschaltung”. Dort können Sie Nachtschaltungsgruppen einrichten,  die Teilnehmer der Gruppen festlegen und die Gruppen direkt aktivieren oder deaktivieren. Weiterhin können die Nachtschaltungsfunktionen auf die Telefone der Nebenstellen per Funktionstaste konfiguriert werden, sodass Sie deren Status einsehen und schalten können.

2. Nachtschaltung aufrufen

Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Hauptmenü. Klicken Sie hier auf den Button “Nutzerverwaltung”.

OH CentrexX Nachtschaltung 1 Hauptmenü 2020 05 14

Gehen Sie in der Nutzerverwaltung auf den Button “Zentrale”.

OH CentrexX Nachtschaltung 2 Nutzerverwaltung 2020 05 14

Sie gelangen in den Bereich “Zentrale”.

OH CentrexX Nachtschaltung 3 Zentrale 2020 05 14

Wechseln Sie hier auf den Reiter “Nachtschaltung”.

OH CentrexX Nachtschaltung 3b Reiter Nachtschaltung 2020 05 14

Die Tabelle unten zeigt Ihnen die bereits vorhandenen Nachtschaltungsgruppen. Die Gruppen “Nachtschaltung deaktiviert” und “Zentrale Nachtschaltung” sind bereits voreingestellt und erfüllen je eine Sonderfunktion: 

  • Nachtschaltung deaktiviert: Fügen Sie über “editieren” dieser Gruppe Nebenstellen hinzu, die niemals von der Nachtschaltung betroffen sein sollen. Beispiele hierfür können Fax-Nebenstellen sein.
  • Zentrale Nachtschaltung: Alle Nebenstellen Ihrer CentrexX-Anlage sind automatisch in dieser Gruppe. Aktivieren Sie diese Gruppe (über “Editieren”), ist die Nachtschaltung also für die komplette CentrexX-Anlage eingeschaltet. Legen Sie im Telefon-Konfigurator für diese Gruppe eine Taste an, indem Sie die Funktion “Nachtschaltung” auswählen. Alle anderen Nachtschaltungsgruppen werden im Telefon-Konfigurator über “Nachtschaltungsgruppe” + ID angelegt.

3. Neue Nachtschaltungsgruppe anlegen

Klicken Sie im Bereich “Nachtschaltung” auf den Button “Neue Nachtschaltungsgruppe”.

OH CentrexX Nachtschaltung 4neu Bereich Nachtschaltung 1 2021 03 21

Sie gelangen zum Bereich “Nachtschaltungsgruppe”.

OH CentrexX Nachtschaltung 5neu Bereich Nachtschaltungsgruppe 2021 03 25

Bitte füllen Sie die beschreibbaren Felder aus:

  • Name der Gruppe: Wählen Sie frei einen passenden Namen. Z.B. “Buchhaltung”.
  • Nachtschaltungs-ID: Es wird automatisch die niedrigste nicht vergebene Ziffer voreingestellt. Sie können stattdessen eine andere nicht vergebene Ziffer einsetzen. 
  • Zielrufnummer: Geben Sie die Zielrufnummer für die “Nachtschaltung” in das beschreibbare Feld ein. Verwenden Sie dabei die Schreibweise +49613132797. Also: Internationale Vorwahl-Ortsvorwahl ohne 0 und dann die Rufnummer. Verzichten Sie auf Leerzeichen und andere Sonderzeichen.

Rechts unter “Mitglieder aller anderen Gruppen” finden Sie eine Übersicht aller Nebenstellen und deren Zuordnung zu bereits vorhandenen Nachtschaltungsgruppen. Um Ihrer neuen Nachtschaltungsgruppe Nebenstellen hinzuzufügen, klicken Sie in der Tabelle “Mitglieder aller anderen Gruppen” auf das “+” oder ziehen einzelne Mitglieder per Drag+Drop auf die linke Seite.

OH CentrexX Nachtschaltung 6b Nachtschaltung aktivieren 2020 05 14

Links unter “Mitglieder der Gruppe” sehen Sie die Nebenstellen, die Sie Ihrer neuen Nachtschaltungsgruppe bereits hinzugefügt haben. Um Nebenstellen wieder zu entfernen, klicken Sie in der Tabelle “Mitglieder der Gruppe” auf das “x” oder ziehen Sie diese per Drag&Drop auf die rechte Seite. 

OH CentrexX Nachtschaltung 6c Nachtschaltung aktivieren 2020 05 14

Wenn Sie alles zu Ihrer Zufriedenheit angelegt haben, klicken Sie noch unten links auf “speichern und zurück”.

4. Nachtschaltungsgruppen aktivieren/deaktivieren/verändern

Wenn Sie eine vorhandene Nachtschaltungsgruppe aktivieren möchten, haben Sie dafür zwei Möglichkeiten:

  • Direkt hier im Power Menü
  • Über eine BLF-Taste, die Sie im Telefonkonfigurator einrichten können

Wie Sie die BLF-Taste einrichten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt “5. BLF-Taste für Nachtschaltung einrichten”.

Um eine Nachtschaltungsgruppe jetzt zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie in der Übersicht der Nachtschaltungsgruppen auf “editieren”.

OH CentrexX Nachtschaltung 7neu Bereich Nachtschaltungsgruppe 2 2021 03 21

Im Bereich “Nachtschaltungsgruppen” finden Sie oben rechts den Systemstatus “deaktiviert” oder “aktiviert”. 

OH CentrexX Nachtschaltung 8neu Bereich Nachtschaltungsgruppe 2 2021 03 21

Ändern Sie den Status auf “aktiviert” bzw “deaktiviert” und klicken Sie unten links auf “speichern”. So können Sie Ihre Nachtschaltungsgruppe aktivieren/deaktivieren.

Selbstverständlich können Sie auch Änderungen an der Nachtschaltungsgruppe vornehmen. Ändern Sie z.B. den Gruppennamen oder fügen Sie Nebenstellen hinzu. Gehen Sie dafür vor, wie unter “Nachtschaltungsgruppe anlegen” beschrieben. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie erneut.

5. BLF-Taste für Nachtschaltung einrichten

Sobald Sie im Power Menü eine Zielrufnummer für die Nachtschaltung eingerichtet haben, können Sie die Nachtschaltung auch einfach am Endgerät aktivieren/deaktivieren.

Richten Sie hierfür im Telefonkonfigurator eine Funktionstaste ein.

Sie finden den Telefonkonfigurator als Nutzer im Power Menü unter “Hauptmenü” → “Persönliche Einstellungen” → “Telefon konfigurieren”. Als Administrator im Power Menü können Sie diesen Bereich für jede Nebenstelle im Nebenstellenstatus aufrufen. Der komplette Pfad lautet dann: “Hauptmenü” → “Nutzerverwaltung” → “Nebensellenübersicht” → “Nebenstellenstatus” → “Telefon konfigurieren”.

Wechseln Sie in den Reiter des Endgerätes, für dass Sie die Funktionstaste einrichten möchten. 

OH CentrexX Nachtschaltung 9neu Telefonkonfigurator für Nachtschaltung 2021 03 25

Wählen Sie eine Option aus dem Drop-Down-Menü aus. Für die Nachtschaltung stehen Ihnen diese drei Optionen zur Verfügung:

Nachtschaltung: Mit der Taste “Nachtschaltung” können Sie die zentrale Nachtschaltung aktivieren/deaktivieren. Die zentrale Nachtschaltung umfasst alle Nebenstellen, die nicht in weiteren Nachtschaltungsgruppen konfiguriert sind). Der Zustand wird Ihnen und allen Nebenstellen, die die Nachtschaltung verwenden, über die zugehörige LED-Funktionstaste angezeigt. Der “Wert” wird nicht gesetzt (Default =1). Den “Text” können Sie beliebig einfügen.

Nachtschaltungsgruppe: Mit der Taste “Nachtschaltungsgruppe” können Sie eine andere Nachtschaltungsgruppe aktivieren/deaktivieren. Der Zustand der Nachtschaltungsgruppe wird Ihnen und allen Nebenstellen über die zugehörige LED-Funktionstaste angezeigt, die die Nachtschaltungsgruppe verwenden. Bei “Wert” müssen Sie die ID der Nachtschaltungsgruppe setzen. Den “Text” können Sie beliebig einfügen.

Nachtschaltungsausnahme: Mit der Taste “Nachtschaltungsausnahme” können Sie sich für den Rest des aktuellen Tages abweichend von der Nachtschaltung, der Sie zugehören, aktivieren/deaktivieren. “Wert” wird nicht gesetzt (Default ist die Ihrer Nachtschaltungsgruppe). Den “Text” können Sie beliebig einfügen.

Weiterführende Informationen zum Telefonkonfigurator finden Sie direkt im Power Menü. Öffnen Sie im Telefonkonfigurator oben den Hilfetext “So funktioniert der Telefonkonfigurator”.

Aktivieren Sie eine der Funktionen, entweder über das Power Menü oder per Taste am Endgerät, erfolgt die Bestätigung optisch mit der LED neben der Taste. Leuchtet die LED neben der Taste, ist die Nachtschaltung/Nachtschaltungsgruppe/Nachtschaltungsausnahme aktiv.

6. Nachtschaltung in der Rufumleitung

Den Status Ihrer Nachtschaltung bekommen Sie zusätzlich im Power Menü Nutzer unter “Telefon umleiten” angezeigt.

OH CentrexX Nachtschaltung 10neu Rufumleitung 2021 03 26

Das bedeuten die Ihnen angezeigten Informationen zur Nachtschaltung:

  • Nachtschaltungszustand: Status der Nachtschaltungsgruppe, der Sie zugeordnet sind.
  • Mitglied der Nachtschaltungsgruppe: Hier steht der Name Ihrer Nachtschaltungsgruppe.
  • Nachtschaltungs - ID: Die Ihrer Nachtschaltungsgruppe zugeteilte ID. 
  • Nachtschaltungsziel: Die Rufnummer, auf die Ihre Nachtschaltungsgruppe (wenn aktiv) weitergeleitet wird.
  • Nachtschaltung dieser Durchwahl bis 24 Uhr temporär deaktivieren: Hier können Sie die Nachtschaltungsausnahme aktivieren/deaktivieren, indem Sie einen Haken in das Kästchen setzen.

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