SIP Tk-Anlagenanschluss

Telefonkonferenz (Zusatzdienst)

1. Kurzbeschreibung

Bestellen Sie Ihren exklusiven Telefonkonferenzraum für bis zu 50 Teilnehmer, um intern mit Koleg*innen oder extern in einer stabilen Telefonumgebung virtuelle Konferenzen abzuhalten. Der Technische Service der Deutschen Telefon richtet Ihnen auf Bestellung den Konferenzraum ein. Den aktuellen Preis entnehmen Sie bitte unserer Liste “Produkte&Preise”.

Der Konferenzraum kann nach der Einrichtung von allen Mitarbeitern genutzt werden, denen Sie die Einwahldaten zur Verfügung stellen. Die Einwahldaten sind die Rufnummer des Konferenzraums und die vergebene Konferenz-Pin. 

Die Rufnummer des Konferenzraums wird von der Deutschen Telefon auf einer eigenen Anlage gehostet. Bitte teilen Sie uns bei der Bestellung Ihre Wunschrufnummer mit. Sie können gegen einen geringen Aufpreis auch weitere alternative Einwahlrufnummern bestellen.

2. Bestellung einfach per E-Mail

Sie können den Dienst “Telefonkonferenz” formlos über   bei der Deutschen Telefon buchen. Die Einrichtung des Konferenzraums wird von der Deutschen Telefon nach Buchung des Dienstes automatisch vorgenommen. Die Kosten für den ständig verfügbaren Konferenzraum entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Leistungsübersicht. 

Für die Durchführung der Telefonkonferenz fallen keine zusätzlichen Telefongebühren für interne Teilnehmer an. Externe Teilnehmer zahlen die normalen Gebühren für einen Anruf ins deutsche Festnetz. Hat der Anrufer also z.B. eine Festnetz-Flatrate, wäre die Teilnahme ebenfalls kostenlos.

Bitte geben Sie bei der Bestellung folgende Daten an:

  • Ihre Kundennummer
  • Ihren Kontakt für Rückfragen der Deutschen Telefon

Machen Sie bitte außerdem folgende Angaben, damit die Deutsche Telefon die Einrichtung ganz in Ihrem Sinne vornehmen kann:

  • Gewünschte 4stellige Konferenz-PIN (wird sonst zufällig bestimmt)
  • Gewünschte Einwahl-Rufnummer(n).
  • optional 4stellige Master-PIN gewünscht (falls Sie Ihre Konferenz-PIN selbständig ändern möchten)
  • optional Moderator-PIN gewünscht (siehe Abschnitt “Moderierter Konferenzraum”).

Es ist möglich, mehrere Konferenzräume zu beauftragen. Jeder Konferenzraum wird einzeln abgerechnet.

3. Konferenz durchführen (Standard)

3.1 Teilnehmer einladen

Sobald Sie von uns die Einwahldaten erhalten haben, können Sie sofort loslegen: Um die bis zu 50 Teilnehmer für Ihre Telefonkonferenz einzuladen, müssen Sie nur 3 Informationen versenden: 

  • Datum und Uhrzeit
  • Rufnummer des Konferenzraums
  • Konferenz-PIN

Außer diesen Daten benötigen Ihre Teilnehmer nur noch ein tonwahlfähiges (DTMF-fähiges) Telefon.

3.2 Konferenz starten

  • Wählen Sie die Rufnummer des Konferenzraums.
  • Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-PIN ein.
  • Nennen Sie nach Aufforderung Ihren Namen und drücken die #-Taste. 
  • Sie betreten die Konferenz und werden mit Ihrem aufgesprochenen Namen den anderen Teilnehmern angekündigt.
  • Sind Sie der einzige Teilnehmer, hören Sie zunächst eine Wartemusik.
  • Sie verlassen dem Konferenzraum, indem Sie das Telefonat beenden. Die verbliebenen Teilnehmer werden kurz informiert, dass Sie die Konferenz verlassen haben. 

3.3 Stummschalten

Während der Konferenz sind grundsätzlich alle Teilnehmer für “sprechen” freigeschaltet. Sollten bei Ihnen oder einem anderen Teilnehmer Hintergrundgeräusche zu hören sein, die die Konferenz stören, können Sie bzw. der betroffene Teilnehmer das eigene Telefon stummschalten. 

Zum Stummschalten Ihres Telefons drücken Sie einfach die Tastenkomination * → 1. Wenn Sie wieder gehört werden möchten, drücken Sie erneut * → 1.

4. Konferenz-PIN ändern

Um die Konferenz-PIN zu ändern, melden Sie sich telefonisch oder per E-Mail beim Technischen Service der Deutschen Telefeon. Wir übernehmen das gerne für Sie.

Möchten Sie die Einwahl-PIN selbständig ändern, benötigen Sie eine Master-PIN. Am besten, Sie beantragen die Master-PIN direkt bei der Bestellung. Wenn Sie Telefonkonferenzen regelmäßig mit externen Teilnehmern durchführen und deshalb nach jeder Konferenz die Einwahl-PIN ändern möchten, kann dies sinnvoll sein. 

So funktioniert die Master-PIN:

  1. Wählen Sie die Rufnummer des Konferenzraums
  2. Nach Aufforderung zur Eingabe der PIN geben Sie die Master-PIN ein (NICHT die bisherige Konferenz-PIN).
  3. Sie werden aufgefordert, eine neue Konferenz-PIN einzugeben.
  4. Geben Sie eine neue 4-stellige Konferenz-PIN über Ihr DTMF-fähiges Endgerät ein.
  5. Die erfolgreiche Eingabe wird Ihnen bestätigt.

Tipp: Bevor Sie das nächste mal zu einer Konferenz einladen, testen Sie die neue PIN, indem Sie sich ganz normal in den Konferenzraum einwählen (wie unter 2.1 beschrieben). Können Sie sich nicht einwählen, ist bei der Eingabe der neuen PIN etwas schiefgelaufen (z.B. eine Zahl doppelt erkannt). Ändern Sie in diesem Fall die Konferenz-PIN einfach erneut.

5. Moderierter Konferenzraum

Sie haben die Möglichkeit, bei der Bestellung Ihres Konferenzraums (ohne Aufpreis) eine Moderator-PIN anzufordern. Als Moderator haben Sie während der Konferenz weitere Möglichkeiten, die Konferenz per Codewahlen zu steuern. 

Der Ablauf der Konferenz unterscheidet sich bei vergebener Moderator-PIN in einigen Details von den oben beschriebenen Abläufen beim Standard-Konferenzraum. Wichtigster Unterschied: Bei vergebener Moderator-PIN startet die Telefonkonferenz immer erst dann, wenn der Moderator sich eingewählt hat.

5.1 Einwahl bei vergebener Moderator-PIN

  • Wählen Sie die Rufnummer Ihres Konferenzraums.
  • Geben Sie als Moderator nach Aufforderung die Moderator-PIN ein. Alle anderen Teilnehmer geben die Konferenz-PIN ein.
  • Nennen Sie nach Aufforderung Ihren Namen und drücken die #-Taste. 
  • Solange der Moderator noch nicht eingeloggt ist, hören alle Teilnehmer eine Wartemusik mit entsprechender Ansage.
  • Die Telefonkonferenz beginnt, sobald der Moderator eingeloggt ist und endet sofort, sobald der Moderator den Konferenzraum wieder verlässt.
  • Nach dem Start der Telefonkonferenz werden weitere Teilnehmer mit dem von ihnen aufgesprochenen Namen bei Betreten und Verlassen des Konferenzraums benannt.
  • Der Moderator kann während der Konferenz per Codewahlen in die Konferenz eingreifen, z.B. in dem er andere Teilnehmer stumm schaltet, den letzten beigetretenen Teilnehmer wieder entfernt oder die Telefonkonferenz für den Beitritt weiterer Teilnehmer schließt. Eine Liste der Codewahlen finden Sie weiter unten. 

5.2 Codewahlen für den Moderator

So nehmen Sie als Moderator Einfluss auf die Telefonkonferenz: Drücken Sie die *-Taste, um das Sprachmenü zu starten. Es werden Ihnen alle Optionen aufgezählt, die Ihnen nun per Kurzwahl zur Verfügung stehen. Sie können das Sprachmenü jederzeit unterbrechen, indem Sie eine Kurzwahl ausführen. Folgende Kurzwahl-Optionen werden Ihnen aufgeführt:

* 1 sich selber stumm schalten/ stumm wieder deaktivieren

* 2 den Konferenzraum für den Beitritt weiterer Teilnehmer schließen/ wieder öffnen

* 3 den letzten beigetretenen Teilnehmer aus dem Konferenzraum entfernen

* 4 die Lautstärke der Telefonkonferenz erhöhen

* 6 die Lautstärke der Telefonkonferenz verringern

* 7 die eigene Lautstärke erhöhen 

* 9 die eigene Lautstärke verringern 

* 8 weitere Optionen aufführen (Ebene 2)

Ebene 2:

* 1 Eine Liste aller Teilnehmer aufrufen

* 2 Alle Nicht-Moderatoren von der Telefonkonferenz ausschließen

* 3 Alle Nicht-Moderatoren stumm schalten / stumm wieder deaktivieren

* 8 das Sprachmenü verlassen und zur Telefonkonferenz zurückkehren.

 

Benötigen Sie weiterführende Hilfe?

Wenn Sie zusätzliche Unterstützung brauchen, bitten wir Sie, ein Ticket über das Online-Ticket-Portal service.deutsche-telefon.de zu eröffnen. Zu diesem Ticket-Portal gelangen Sie auch über die Internetseite www.deutsche-telefon.de. Gerne setzen wir uns dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung. 

Hinweis: Für das "Aufgeben" eines Online-Tickets (Support-Anfrage) benötigen Sie immer auch die Kundennummer. Diese gewährleistet eine korrekte Zuordnung Ihres Anliegens. Sie finden die Kundennummer u.a. auf der Rechnung. Vielen Dank für Ihre Mithilfe.

 
Ihr Service-Team der Deutsche Telefon Standard GmbH